1. GENERALIDADES:

El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona a su intimidad personal y familiar y su buen nombre; así como de conocer, actualizar y rectificar la información recogida sobre ella en bancos de datos y archivos de entidades públicas o privadas. En desarrollo del artículo constitucional antes mencionado, se expidió la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, la cual establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. En particular, el literal k) del artículo 18 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”, obligación que de no ser atendida acarrea la imposición de sanciones. Con el fin de garantizar la adopción del manual interno de políticas, el Decreto 1377 de 2013 reglamentó algunos aspectos relacionados con el contenido y requisitos de este. TU Rent a Car está comprometida con el respeto de los derechos de sus clientes, empleados y terceros en general, razón por la que adopta la siguiente política de tratamiento de datos personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales, sean estas actividades comerciales, civiles, de consumo, o laboral, rigiéndose además por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.

1. DEFINICIONES:

En atención a lo ordenado por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se hace necesario establecer las definiciones para el entendimiento y aplicación de la norma, las cuales serán incorporadas en el presente Manual, así:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, número de identificación ciudadana, dirección postal, dirección de correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud.
• Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas. Son públicos, entre otros, los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C. Co), Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a Información general, privada o personal.
• Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona Titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, Información extraída a partir de la inspección del domicilio.
• Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Consulta: solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.
• Reclamo: solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.
• Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o el Encargado desde Colombia a un responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

PRINCIPIOS:

TU Rent a Car aplicará los principios que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

• Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
• Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por TU Rent a Car, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo Titular de los datos personales.
• Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutaria, o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de TU Rent a Car, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por TU Rent a Car, será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que estén a su alcance para otorgar seguridad a los registros procurando evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el tratamiento de datos personales se comprometen a conservar y mantener la reserva de la información manteniendo esta obligación inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
• Principio de limitación de recolección: TU Rent a Car solo recolectará los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes, y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.
• Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo necesario y razonable para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades, se procederá a la supresión de los datos.
• Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por las informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos.
• Principio de reparación: Es obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el tratamiento de datos personales.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN:

Las personas obligadas a cumplir estas políticas deben respetar y garantizar los siguientes derechos de los Titulares de los datos:

• Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a TU Rent a Car. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a la información del Titular del dato.
• Obtener copia de la autorización.
• Ser informado sobre el uso que TU Rent a Car  ha dado a los datos personales del Titular.
• Dar trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política.
• Acceder a la solicitud de revocatoria y/o supresión de la autorización del dato personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento por parte de TU Rent a Car, se ha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 o a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La Información solicitada por el Titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La Información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN:

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

• Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición TU Rent a Car.
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro.
• Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

DEBERES DE TU RENT A CAR, COMO RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

TU Rent a Car, cuando actúe como responsable o encargado del tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
• Tramitar las consultas y reclamos formulados.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS:

TU Rent a Car se reserva la facultad de mantener y catalogar determinada información como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior y en consonancia con el derecho fundamental y constitucional que ampara a la empresa

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:

Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

• El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR:

La recolección, almacenamiento, uso, y circulación de datos personales por parte de TU Rent a Car, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de estos. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior. Cuando se trate de la recolección de datos sensibles, TU Rent a Car, debe cumplir los siguientes requisitos:

• La autorización debe ser explícita.
• Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información.
• Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.

CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

TOMA DE LA AUTORIZACIÓN:

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, sitios web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por TU Rent a Car, y será puesta a disposición del Titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN:

TU Rent a Car utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los Titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

OBJETO DE LA AUTORIZACIÓN:

La información otorgada por el Titular de la información tendrá por objeto facultar a TU Rent a Car, para:

• Consultar, verificar, y/o corroborar la capacidad de pago, antecedentes y/o demás cualidades o variables, con el objetivo de determinar la viabilidad del inicio o continuación de la relación o vinculación.
• Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros productos, y demás actividades relacionadas con el objeto social de la empresa,
• Informar sobre nuevos productos.
• Realizar actividades promocionales y/o de marketing.
• Efectuar estudios de preferencias de consumo.
• Dar cumplimiento a obligaciones contraídas por clientes, consumidores, proveedores y demás personas vinculadas directa o indirectamente con TU Rent a Car.
• Informar sobre cambios de los servicios de TU Rent a Car
• Evaluar la calidad del servicio.
• Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo de los servicios y productos ofrecidos.
• Realizar procesos de selección y contratación de personal para TU Rent a Car.
• Realizar el registro de visitantes en nuestras instalaciones.

Adicionalmente, por razones de eficiencia, seguridad, los servidores de TU Rent a Car, en donde está alojado nuestro sistema y base de datos podrán estar ubicados fuera de Colombia. Por lo anterior, el Titular del dato autoriza a TU Rent a Car, previa, expresa, informada e inequívocamente para que en caso de que sea necesario o pertinente enviemos sus datos personales a los servidores de TU Rent a Car, a cualquier país que consideremos conveniente para los fines del tratamiento autorizado o para propósitos de almacenamiento y/o eventuales servicios de hosting o computación en la nube (cloud computing) que nosotros contratemos o requiramos.

AVISO DE PRIVACIDAD

TU Rent a Car implementará un Aviso de Privacidad que es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se pone en conocimiento al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

DEBERES DE LA EMPRESA TU RENT A CAR EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

TU Rent a Car, tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que solo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos solo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normativa vigente sobre protección de datos personales.

GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO

TU Rent a Car, garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del Titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales.

CONSULTAS

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. TU Rent a Car, suministrará a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por el medio habilitado por TU Rent a Car, de la cual se mantendrá prueba de los términos y presupuestos en que fue realizada.

Políticas de datos personales: La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Para que el Titular realice la consulta TU Rent a Car, garantiza:

• Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
• Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.
• Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

RECLAMOS

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante TU Rent a Car, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a TU Rent a Car, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección o sitio de notificación, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que dirá “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

TU Rent a Car, podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web www.turentacar.com

Respecto de la supresión de datos, como quiera que ello implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por TU Rent a Car, éste derecho no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo, entre otros casos, cuando:

• El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales, o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN:

Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, TU Rent a Car, deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. Se deberá tener en cuenta que existen dos (2) modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que TU Rent a Car, deba dejar de tratar por completo los datos del Titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.

UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE TU RENT A CAR

Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona Titular de datos personales pueda tener con TU Rent a Car, la totalidad de su información puede ser transferida al exterior, con la aceptación de la presente política que autoriza expresamente para transferir información personal.

Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, TU Rent a Car, tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relación con TU Rent a Car y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. TU Rent a Car, también puede intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE LA EMPRESA TU RENT A CAR:

TU Rent a Car, designará al Oficial de Seguridad de la Información para cumplir con la función de protección de datos personales y dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normativa vigente sobre protección de datos personales.

POLÍTICA DE SEGURIDAD INFORMÁTICA

Para TU Rent a Car, es fundamental contar con todas las medidas técnicas, jurídicas, humanas y procedimentales para mantener la seguridad de los datos, asegurando la confidencialidad, y la integridad. Por esto TU Rent a Car tiene implementados protocolos de seguridad que son obligatorios para todo el personal que tiene acceso a datos personales y a los sistemas de información de la compañía. Nuestra política de seguridad informática es un marco de referencia en el cual aseguramos que la información es protegida de una manera adecuada independientemente de la forma en la que ésta sea manejada, procesada, transportada o almacenada. A continuación, se explican los puntos principales que hacen parte de esta política:

• Protección a la infraestructura tecnológica de la red de datos. La política de TU Rent a Car es tener un centro de datos especializado y con los niveles adecuados de seguridad, continuidad e integridad para garantizar que los datos estén siempre disponibles y salvaguardados.
• Control de acceso a la información. TU Rent a Car dentro de su infraestructura tiene un Directorio Activo en donde hay roles, grupos de acceso, perfiles de navegación conectado a un Firewall que garantizan el acceso de personas autorizadas.
• Recuperación de datos ante desastres. Como política se tiene la ejecución de copias de seguridad diferenciales de la información y servicios críticos que se realizan diariamente, copias de seguridad mensuales en medios externos al centro de datos y procedimientos para copias de seguridad en la nube de usuarios críticos.
• Protección en contra de malware. Todas las máquinas de TU Rent a Car pertenecen a un controlador de dominio que a su vez se sincroniza con el Firewall que contiene la seguridad perimetral y de red.
• Restricción a la utilización de medios de almacenamiento USB no autorizados. Todos los equipos de cómputo de TU Rent a Car pertenecen a un controlador de dominio desde donde se puede definir quién puede o no puede conectar dispositivos USB.
• Uso correcto de las herramientas de información. El uso y responsabilidades emitidas por el área de gestión TIC forma parte integral de esta política, para conocerla en detalle se puede solicitar a los responsables de área
• Acuerdo de confidencialidad con proveedores y terceros. Todos los contratos, acuerdos y ofertas generados cuentan con cláusulas de confidencialidad.
• Los empleados asumen un compromiso de confidencialidad y no divulgación de la información relacionada con el manejo y dirección institucional, operacional y estratégica que le sea suministrada por TU Rent a Car o por terceros con los que tenga relación en razón y/o por causa de su trabajo, obligándose igualmente a guardar reserva respecto a toda la información, documentación o estudios confidenciales, reservados o restringidos que le sean entregados por el área a la cual pertenezca o cualquier área o persona de la Empresa -cuyo uso no autorizado afectaría los intereses de ésta-, independientemente del medio en el cual se encuentre soportada: medio electrónico o audiovisual, papel, disco óptico, CD, documento microfilmado, entre otros.
• Los empleados se comprometen a utilizar la información suministrada por TU Rent a Car o por terceros con los que la empresa tenga relación, exclusivamente para la labor encomendada; Abstenerse de reproducir, modificar, hacer pública o divulgar a terceros sin tener previa autorización escrita, cualquier información propia y relacionada con la que en virtud a su trabajo conoce el empleado, bien sea de TU Rent a Car, de sus socios, proveedores, clientes y/o trabajadores; Adoptar respecto de la información, documentación y/o estudios e informes que por razón directa o indirecta de su trabajo llegare a conocer, las medidas de seguridad necesarias para garantizar la confidencialidad y no divulgación de la misma, teniendo presente que no debe ser menor el nivel de cuidado que diligente y razonablemente ha de tener para evitar su pérdida, hurto, sustracción o utilización no autorizada. La obligación de confidencialidad y reserva que comprende toda la información que detente el empleado desde el inicio del contrato de trabajo y con ocasión de este, se entiende iniciada a partir del comienzo de la relación laboral y perdurará mientras la información conserve las características para ser considerada estrictamente confidencial y/o de uso restringido, con independencia de que la relación contractual entre las partes haya terminado. Incumplir con uno cualquiera de los deberes, compromisos u obligaciones que se comprenden en la cláusula de “acuerdo de confidencialidad – reserva de la información” en el contrato de trabajo, es un asunto grave y se considera por expresa disposición de las partes contratantes quienes así lo convinieron expresamente, en una justa causa para dar por finalizado el contrato de trabajo por parte de la Empresa o quien haga sus veces. Si además se presentare un detrimento patrimonial con la divulgación que indebidamente se realice por parte del trabajador, éste se obliga a resarcir plenamente los perjuicios por daño emergente y lucro cesante que llegare a ocasionar la divulgación o utilización realizada por su parte de cualquier forma distinta a la que se le autorizará, ya sea de forma dolosa o por mera negligencia.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍAS INTERNAS Y EXTERNAS

Desde el área de control interno se hará seguimiento periódico al cumplimiento de la presente política, sin perjuicio de las auditorías externas que TU Rent a Car considere pertinente ejecutar.

El incumplimiento por parte de los empleados de lo establecido en este documento iniciará las acciones disciplinarias correspondientes

 

__________

CONTRATO DE ALQUILER

 

CONTRATO DE ARRENDAMIENTO DE VEHÍCULO – TU RENT A CAR-

Contrato de arrendamiento de vehículo entre las partes descritas en el anverso de este contrato, en la ciudad y fecha señalada, se ha suscrito el presente contrato de

arrendamiento de vehículo sin chofer, el cual se sujetará a las siguientes cláusulas, acorde al Código civil artículo 1495 y demás normas concordantes.

PRIMERA OBJETO La parte arrendadora se compromete a entregar a la parte arrendataria en calidad de alquiler el vehículo descrito en el anverso de este contrato

con todas las características, aditivos específicos y componentes en el acta de inventario y entrega del vehículo qué va implícito en el acuerdo, para que lo usufructúe

dentro de los términos establecidos en este contrato, sin desconocer ni violar la normatividad Colombiana, referente al tránsito y transporte existente para esta clase

de vehículos, todo lo cual es recibido a satisfacción y de pleno conocimiento por la parte arrendataria.

SEGUNDA ENTREGA El vehículo entregado en arrendamiento se encuentra en perfecto estado de funcionamiento, lo cual es verificado y recibido a satisfacción, por

el arrendatario quien firma conforme, quedando descrito en el acta de entrega del mismo por sus características, condiciones especiales y obligándose a entregarlo

en lugar que se estipule.

TERCERA PRECIO El valor pactado para el arrendamiento del vehículo, así como el plazo pactado por las partes, está estipulado al anverso de este contrato por lo cual

no podrá alegar la parte arrendataria que los valores y el plazo son independientes a estas cláusulas. Una vez vencido el término pacado para el arrendamiento, el

arrendatario se obliga a devolver el vehículo en las mismas condiciones que lo recibió, siendo responsable de la guarda material del mismo y responsable de las

personas y elementos que transporte en el plazo establecido de este contrato

PARRAFO Si vencido el termino inicialmente pactado, el vehículo no es devuelto a la parte arrendadora tal como se dijo en la cláusula anterior, se solicitará en forma

inminente el secuestro del vehículo ante las autoridades competentes y/o judiciales con la correspondiente indemnización de perjuicios.

CUARTA TENENCIA Y CUIDADO La parte arrendataria deberá ceñirse al artículo 1606 del Código Civil Colombiano y abogará por que el vehículo se conserve en las

mejores condiciones, empleando en su custodia el debido cuidado lo cual no le autoriza para ser representante del vehículo ante un posible incidente, sólo deberá

actuar con la diligencia de un buen tenedor.

QUINTA LÍMITES Y CONDICIONES ESPECÍFICAS La parte arrendataria se compromete a destinar y/o utilizar el vehículo única y exclusivamente para el transporte

personal, sin perseguir fines de lucro, ni violar el reglamento de tránsito y transporte de Colombia y dentro de la capacidad normal de vehículo, es decir, bajo ningún

pretexto lo podrá utilizar para el transporte de carga o utilizarlo para el transporte de personas ajenas a su núcleo familiar o social en ciara interpretación de indebida

explotación económica, al prestar servicios piratas y de transporte público deberá conducirlo personalmente o por el conductor debidamente autorizado en el anverso

de este contrato, lo que en ningún caso le quitará la exclusiva y única responsabilidad de la guarda material y el cuidado a la parte arrendataria, así mismo, se prohíbe

terminantemente subarrendar el vehículo o destinarlo para fines no previstos en el presente contrato, cederlo o conducir el vehículo fuera del eje cafetero integrado

por (Risaralda, Caldas y Quindío) si se llegara a incumplir los límites aquí establecidos para la circulación del vehículo, se aplicará la cláusula undécima que le da la

terminación inmediata del contrato con las respectivas sanciones que se estipulan allí y el pago de 5 Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes. Solo con la

autorización expresa por parte del arrendador el arrendatario podrá recorrer el territorio de la República de Colombia. Será NULO cualquier tipo de enajenación,

dación en pago o cualquiera que se asemeje, conociendo que dichos actos de disposición sobre el vehículo, solo le concierne al propietario del mismo.

SEXTA GUARDA Y CUSTODIA. La parte arrendataria se constituye en depositario y custodio del vehículo asumiendo todas las responsabilidades civiles, administrativas

y penales que tal condición implica, entendiendo que la conducción de automotores en nuestros medios es considerada una actividad peligrosa, de ahí que se exija el

mayor cuidado, responsabilidad y observancia de las normas de tránsito terrestres a cargo de la parte arrendataria, responsabilidad y/o compromiso que se entiende

implícito hasta tanto proceda a su devolución a la parte arrendadora.

SÉPTIMA ENTREGA La duración del arrendamiento surge del plazo establecido en la cláusula tercera del presente contrato, no teniendo potestad la parte arrendataria

de alegar la tácita renovación automática del vehículo por ningún motivo. El plazo en exceso durante el cual la parte arrendataria retuviese el vehículo sin dar aviso al

arrendador y recibir de este el consentimiento escrito para extender el alquiler del vehículo arrendado, se cobrará con un recargo de $20.000 por cada hora de mora en

realizar la entrega del mismo, hasta un máximo de 3 horas a partir de la cual, iniciada la cuarta hora se cobrará el día completo con los valores que se estipulan al

anverso de este contrato, con un incremento del VEINTE POR CIENTO (20%) por la mora de entregar, sin que la parte arrendataria pueda oponer excepción alguna.  

OCTAVA INDEMNIZACIONES La parte arrendataria en su condición contractual y mientras permanezca con la tenencia del automóvil entregado  en arrendamiento,

responde no solo de la guardia material y/o jurídica del vehículo si no también deberá resarcir a la arrendadora o a su compañía de seguros (EL DEDUCIBLE

ESTIPULADO PARA EL VEHÍCULO) y los siguientes perjuicios: a) por cualquier daño a la propiedad causado al o por el vehículo arrendado, aquí entiéndase a bienes de

terceros, b) por los daños causados a terceras personas con todas las responsabilidades y gastos que ello genere (grúa, daños, deducible, etc. c) por los daños causados

a personas y/o entidades, d) por el lucro cesante y el daño emergente que se le origine a la parte arrendadora resultante de la imposibilidad física y/o jurídica por la

afectación del vehículo que se entregó en arrendamiento, e) por el daño moral que la culpa y/o negligencia que la parte arrendataria causare a terceras personas

1. f) el arrendatario autoriza el cobro no presencial ante incumplimientos originados por este y de los cuales se niegue a responder permitiendo que el arrendador

efectúe el cobro no presencial por medio de la tarjeta de crédito dejada por el arrendatario como garantía.

NOVENA DAÑO MENOR La parte arrendataria toma a su cargo el costo que surja por los daños y/o perjuicios menores a $2.300.000 para las cuales no intervendrá la

aseguradora cualquiera fuera la índole del hecho; este pago no exime a la parte arrendataria de asumir su propio peculio, todos los gastos de recuperación o reparación

del vehículo en el caso de los hechos imputables a su culpa y/o negligencia así como los costos derivados de daños físicos causados a terceras personas, con las

indemnizaciones a que dé lugar por daño emergente y lucro cesante en favor del arrendador. En caso de cualquier eventualidad y/o accidente. La parte arrendataria

deberá dar aviso inmediato a la parte arrendadora y a las autoridades competentes (tránsito y policía).  

DÉCIMO PROHIBICIONES. Le está totalmente prohibido a la parte arrendataria conducir el automóvil arrendado en las siguientes condiciones: a) en estado de

embriaguez cualquiera fuere la cantidad de licor consumido, cuando esté bajo los efectos de calmantes, tranquilizantes y sustancias que produzcan dependencias como

lo son narcóticos o drogas prohibidas en la legislación colombiana, b) sin la respectiva licencia de conducir, legítimamente expedida por las autoridades competentes,

aceptadas por las autoridades colombianas y sujetas en todo aspecto a las normas de tránsito terrestre, c) En cuanto a la violación a las normas y/o reglamentos de

tránsito terrestre, ley 769 del 2002, modificadas por la ley 1383 del 2010 y demás normas concordantes en la materia, no solo asumirá las consecuencias derivadas de

la inobservancia de esta clase de normas sino deberá pagar las multas (foto multas exigidas por las autoridades de tránsito que llegará a exigirse a la parte arrendadora)  

UNDECIMO INCUMPLIMEINTO La parte arrendataria se compromete a dar cumplimiento a todas y cada una de estas cláusulas y acuerda que el incumplimiento de

cualquiera de ellas dará lugar a la parte arrendadora a declarar rescindido el presente contrato de arrendamiento, sin poder exigir la devolución del dinero entregado,

lo cual se dispondrá sin necesidad de requerimiento y/o comunicación previa, quedando a cargo del arrendatario todas y cada una de las obligaciones que ha asumido

suscrito y aceptado con la firma del presente documento. Las contravenciones de las distintas cláusulas de este contrato para la parte arrendataria la consumación de

los delitos y/o contravenciones que las circunstancias indiquen a la parte arrendadora, que fueron cometidas por el arrendatario, como pueden ser la conexión o

cualquier tentativa para impedir el normal funcionamiento del velocímetro y/o del marcador de distancia recorrida del automóvil arrendado, adulteración, supresión,

sustitución y/o extracción de partes del vehículo, lo cual será objeto de denuncia penal y deberá asumir las consecuencias legales derivadas de sus actos.  

DUODÉCIMO LÍMITES La parte arrendataria no podrá dedicar el vehículo arrendado a: a) Usos distintos a los estipulados en este contrato, ni el transporte de pasajeros

u otro tipo de servicio público, b) Al transporte de cargas, bultos pesados o peligrosos, c) A labores peligrosas o ilícitas como son el transporte de químicos, tráfico y/o

porte de estupefaciente de todo tipo o sus derivados, armas, municiones y explosivos, uniformes de uso restringidos por la fuerza pública colombiana, a utilizarlo en

asaltos, secuestro de personas y demás conductas punibles reguladas en el código penal colombiano, d) A operaciones de remolques de cualquier clase, e) A conducirlos

a lugares distintos a los estipulados en el contrato, f) A participar con él en carreras automovilísticas, prueba de velocidad, regularidad, etc. o en certámenes de cualquier

otro tipo, g) No podrá conducir tampoco el automóvil por rutas o caminos que no hayan sido declarados como expeditos al tránsito por las autoridades competentes,

1. h) Toda actividad que implique riesgo común o social que derive de la tenencia y/o conducción del automotor.  

DÉCIMO TERCERA ADVERTENCIA Se advierte a la parte arrendataria que, bajo ningún pretexto, la parte arrendadora, faculta o tiene contrato con personas distintas a

sus representantes legales para el cobro de dinero o suma derivada del presente contrato. En caso de que la parte arrendataria lo haga sin previa autorización de la

arrendadora, se tendrá como pago indebido y será de su responsabilidad las consecuencias derivadas de sus actos. De la misma forma la arrendataria no se entenderá

con terceras personas en cuanto hace referencia al cumplimiento de las obligaciones derivadas del presente contrato o generadas en actividades ilícitas o infracciones

a las normas de tránsito que se cometan con el vehículo arrendado.

DECIMOCUARTA NORMATIVIDAD La parte arrendataria conviene que para toda diferencia y/o reclamo derivado en el presente contrato, se someten a la normatividad

colombiana señalada en el código civil y código general del proceso al igual que las demás normas concordantes, dejando expreso que para todos los efectos como

domicilio contractual la ciudad de Pereira.

DÉCIMO QUINTA PAGARE El arrendador conservará el pagaré firmado por el arrendatario por un plazo máximo de 30 días contados a partir de la entrega a satisfacción

del vehículo, con el único fin

 

de subsanar cualquier eventualidad surgida en el periodo del contrato pactado (foto multas, accidentes no reportados)